SyntaxHighlighter

2012年5月23日水曜日

ExcelをAccessに取込時の苦労改善法

Excelでデータを編集して、Accessへ取り込む作業を行うときに苦労する点があります。
見た目と実際の値?が違うので、Accessへ取り込むときにエラーが出ることがあります。
よくあるのが、下記の場合で多々悩まされています。
( ゚皿゚)キーッ!!
1.数値の場合は、そのままの数値と文字列(緑の三角形がでてたりする)として入っているとき。
2.セルが空白の場合、未入力(EmptyとかNull)と空文字がある。(見た目で判断できず一番厄介)
( ゚皿゚)キーッ!!
「1.」では数値として取り込みたいのに文字列があってエラーになり、
「2.」では取込先が空文字禁止や数値型の時にエラーになるし、取り込んだ後も扱いが違うので抽出条件とかで間違いになりやすい。
今まであっても5個ぐらいだったので一つ一つ手作業で修正していました。
が、とても手作業で直せる、探せる件数でないExcelファイルがあり、Excel上で修正できる手法を探しました。

今まで使ったことがなかったのですが、Excelの「区切り位置」という機能を使えばよいということが判明!(≧∇≦)b
実際は、セルの入力値を区切り文字や位置で分割して別々のセルに表示する機能のよう。
・「Excel2007」:[データ]タブ、[データツール]グループの[区切り位置]
・「Excel2003」:メニューバー[データ]から[区切り位置]

「区切り位置」を使って、「区切り文字」をなし→「列のデータ形式」を文字列にしたい場合は「文字列」or数値にしたい場合は「G/標準」
これで、データ形式の統一とセル空白を未入力に統一できます。
一列ごとですが、一括変換が可能でかなり楽になりました。
ExcelをAccess等に取り込むときにエラーが出るなら、試してみては?

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